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JOUER LA MONTRE AVEC LA MÉTHODE OLICARD

ARRETONS DE SUBIR LE TEMPS, APPRENONS PLUTOT A L’AMADOUER ! ZOOM SUR LA METHODE OLICARD POUR ALLEGER SA CHARGE MENTALE, GOMMER SON STRESS ET S’ATTAQUER ENFIN A SES VRAIES PRIORITES.

FAIRE UN AUDIT DE SA SITUATION

Un coaching en gestion du temps débute toujours par un audit personnel du temps dépensé. Il faut établir une nomenclature du temps avec différentes catégories qui permet de comprendre avec exactitude comment vous dépensez vos 1 440 minutes quotidiennes. Il faut passer au tamis ses activités sur une semaine entière. Faites un camembert détaillé en répartissant les différents temps : professionnel, personnel et obligatoires, non-temps.

- Le temps professionnel réunit tous les moments consacrés à gagner de l’argent sur le court, moyen ou long terme. Le but de chacune de ces minutes est d’obtenir une rémunération financière. Ce temps couvre vos différentes activités professionnelles, mais aussi les moments consacrés aux investissements. Vous pouvez même y associer votre réseautage professionnel s’il est productif et toutes les actions du marketing de soi.

• Le temps personnel englobe les instants agréables vécus sans contraintes. S’ils ont une utilité ou une productivité relative, vous les considérez avant tout comme des moments de plaisir. Les temps pour soi sont ceux qui nourrissent votre corps et votre âme : une séance de sport ou de méditation, la lecture d’un livre de développement personnel, une séance de psy ou de coaching. Souvent sacrifié, ce temps vous fait pourtant progresser physiquement, mentalement ou spirituellement et vous permet d’accéder à un mieux-être salvateur.

• Les temps obligatoires incluent les tâches ménagères et administratives et les transports. Autant d’activités souvent vécues comme contraignantes et sources de mécontentement. Fabien Olicard y intègre aussi le sommeil, l’hygiène et les repas.

• Les non-temps ou les temps perdus sont ceux dépensés bêtement au hasard de la journée : flâner sur les réseaux sociaux, surfer sur le Net ou cancaner à la machine à café. Ces moments, qui traînent inexplicablement en longueur sans que vous l’ayez vraiment décidé, n’ont aucune productivité. Une fois votre bilan hebdomadaire établi, élaborez un autre camembert avec la répartition du temps idéale sur une semaine. Quels segments aimeriez-vous faire évoluer pour avoir une vie plus épanouissante ? Comment pourriez-vous diminuer votre charge mentale en vous focalisant sur vos objectifs ?

TIMING SERRÉ ET TÂCHES FASTIDIEUSES EN PREMIER

Les habitudes étant très difficiles à changer, il faut se mettre en quête d’une organisation saine et non contraignante qui respecte vos objectifs. Selon la loi de Parkinson (extraite d’un essai éponyme de 1957), le travail tend à se dilater jusqu’à prendre tout le temps disponible, d’où notre fâcheuse tendance à la procrastination. Plus vous vous accordez des délais courts, plus vous serez productif car votre cerveau mettra en place des stratégies d’adaptation pour respecter les échéances fixées. En se mettant un peu la pression en termes de timing, on arriverait à éliminer le superflu, les non-temps et à se focaliser sur l’essentiel. Fabien Olicard nous conseille de faire des rétroplannings et d’appliquer des deadlines serrées à notre quotidien. En cas de retard, il sera toujours temps d’allonger les délais ou de déléguer certaines tâches. La loi de Laborit met, elle, en lumière notre tendance innée à repousser ce qui est contraignant. Le but de nos cellules serait d’obtenir de la dopamine, l’hormone du plaisir immédiat sécrétée lorsqu’on a assouvi des besoins primaires ou réalisé des choses satisfaisantes. Il faut toujours s’attaquer aux tâches importantes en début de journée pour finir par les plus insignifiantes car le temps peut devenir extensible. En procrastinant, vous générez une angoisse inutile et un sentiment de culpabilité alors qu’il suffirait de passer à l’action pour vous sentir soulagé et même fier de vous

DÉFINISSEZ VOS FILTRES ET HIÉRARCHISEZ

La méthode des filtres a été inspirée par le test de Socrate, l’inventeur de la philosophie morale et politique. Socrate n’acceptait d’écouter les histoires des autres qu’à trois conditions : que son interlocuteur ait la certitude de leur véracité, que ses dires soient emprunts de bonté, et qu’ils lui soient d’une quelconque utilité dans le futur. Avoir des filtres au préalable permet d’être plus en phase avec ses valeurs et de faire des choix en toute conscience plus rapidement. Dans le domaine du travail, prenez l’habitude de passer vos projets aux filtres de la rentabilité, de la faisabilité, de la temporalité, du dévelop-pement de carrière ou de leur intérêt intellectuel. Plus un projet cochera de cases, plus il aura de chances d’aboutir.

CLASSEZ VOS TÂCHES SUR LA MATRICE D’EISENHOWER

Réputé pour son hyperactivité professionnelle, le 34e président des États-Unis avait pour habitude de répartir ses tâches sur un tableau composé de quatre cases : « urgent et important », « important mais pas urgent », « pas important mais urgent », « pas important et pas urgent ». La matrice d’Eisenhower peut s’employer sur une semaine, une journée ou simplement à des moments clés lorsque vous vous sentez submergé. Pour l’utiliser, commencez par faire une liste de toutes les tâches puis classez-les dans les cases. Les tâches urgentes et importantes doivent être réalisées immédiatement sans se poser la moindre question car elles ne peuvent pas être déléguées ni ajournées.

• Les tâches importantes et pas urgentes devront être planifiées sur le moyen terme. Si elles peuvent être diverses, elles ont en commun d’être valorisantes intellectuellement. En les planifiant et en arrêtant de les repousser, vous vous sentirez mieux.

• Les tâches pas importantes mais urgentes peuvent attendre un tout petit peu ou être confiées à un tiers. Si vous vous sentez au bord du gouffre, vous devez déléguer l’intégralité de ces tâches. Cela peut être l’organisation d’un dîner, la résolution de problèmes d’autrui ou le traitement de certains courriels peu importants. Sachez que ces activités chronophages vous empêchent de vous attaquer aux choses importantes mais non urgentes

FAITES DES PAUSES, SÉQUENCEZ ET CÉLÉBREZ

Impossible de doper sa productivité sans s’octroyer des pauses régulières tout en respectant son rythme. Plus on retarde ces breaks, moins on est efficace. Certains sont plus concentrés le matin, d’autres en fin de journée. En moyenne, il faut compter une pause de 15 min pour les tâches physiques, 5 min toutes les 2 h pour les tâches créatives, 5 min toutes les 20 min pour les tâches d’apprentissage cérébral et 10 min toutes les 2 h pour les tâches standards. Le sommeil joue également un rôle majeur dans notre capacité de concentration. Pour éviter le syndrome du médecin qui cumule du retard de façon incontrôlée au fil de la journée, programmez un réveil qui vous avertira de la fin d’une tâche. Ne considérez pas un travail non terminé comme un échec, mais comme une double réussite : vous avez avancé et vous lui avez accordé le temps imparti. Et pour combler les non-temps ou les moments perdus de votre journée, exercez-vous à visualiser des solutions à vos problématiques. Enfin, apprenez à célébrer les petites victoires et à vous féliciter d’avoir respecté vos engagements.

DÉFINIR SES BUTS ULTIMES

Pour trouver ses mantras, il faut passer au tamis ses buts et objectifs jusqu’à obtenir trois notions qui les résument. Pour Fabien Olicard, les mantras sont les « buts purs » de votre vie, une boussole à laquelle se référer à chaque fois que vous devez prendre une décision. Inutilede peser le pour et le contre d’une situation pendant des jours, il vous suffit de vous demander si elle va dans le sens de vos buts ultimes. Pour conserver sa motivation sur le long terme et installer de nouvelles habitudes productives, Fabien Olicard a fait sien le leitmotiv « un vaut mieux que zéro ». Credo qui fonctionne pour toutes les petites choses de la vie :recettes, abdos, économies, verbes irréguliers en anglais… Il permet de réaliser une multitude de tâches auxquelles on ne s’attaquerait jamais. Sur le moment, cette maxime pourra vous sembler infructueuse, mais au long cours elle s’avérera payante. En ne préjugeant pas des résultats et en considérant que ce sera toujours mieux que rien, vous arriverez à progresser et même à vous surprendre.

7 ASTUCES
POUR GAGNER DU TEMPS

CONCENTREZ-VOUS RAPIDEMENT EN CRÉANT DES RITUELS

La meilleure façon de gagner du temps, c’est de se concentrer rapidement, si possible, en moins de 2 min. Pour y parvenir, Fabien Olicard propose d’écrire. En occupant la partie motrice de son cerveau qui s’ennuie, on arrive à fixer son attention. C’est pour cette raison que l’on marche en téléphonant, que l’on gribouille en réunion ou que l’on prend des notes même quand cela semble inutile. Quand vous constatez que votre cerveau se met en veille, c’est qu’il s’ennuie terriblement. A contrario, quand on écrit, on a tendance à se faire embarquer par des stimuli auditifs gênants (la conversation téléphonique de votre collègue de bureau ou les chamailleries de vos enfants…). Créer une bulle auditive en écoutant de la musique au casque vous permettra de reprendre le contrôle sur les stimuli auditifs et de rentrer en mode flow… Spotify, par exemple, propose une multitude de playlist pour travailler, ne reste plus qu’à trouver celles qui vous convient..

DÉLÉGUEZ INTELLIGEMMENT

Confier une partie de son travail à quelqu’un oscille souvent entre rêve et angoisse. Déléguer exige de faire confiance, de ne pas être constamment dans le contrôle, d’accepter la méthodologie de l’autre et que le résultat obtenu soit différent et parfois même pas complétement à la hauteur de vos attentes. Avant de vous atteler à une tâche, demandez-vous quelle est votre valeur ajoutée et si déléguer sera synonyme de manque à gagner ou de perte de savoir-faire. votre droit le plus strict. Vous n’avez pas à gérer la déception de l’autre, ni ses émotions négatives

APPRENEZ À DIRE NON

Comme l’affirme Fabien Olicard, dire « oui » constamment ne vous donne pas un crédit de bonté pour le futur. Les personnes empathiques ont particulièrement l’habitude de se laisser embarquer dans des tâches par pure convention. Elles oscillent entre faiblesse et lâcheté et mettent souvent en place des stratégies d’évitement en espérant que leur interlocuteur laisse tomber. Mieux vaut utiliser la technique du sparadrap : dire « non » une bonne fois pour toute au moment où votre interlocuteur pose la question. Et quand vous le faites, ne vous perdez pas dans des justifications inutiles, c’est votre droit le plus strict. Vous n’avez pas à gérer la déception de l’autre, ni ses émotions négatives.

ÉLOIGNEZ LES PERTURBATIONS

Fabien Olicard préconise d’éteindre votre téléphone dès que vous entamez une tâche qu’elle soit professionnelle ou personnelle. Quand celle-ci exige de passer des coups de fil, prenez l’habitude de le mettre en mode silencieux, sur vibreur et face contre table. Parallèlement, n’hésitez pas à débrancher votre téléphone fixe pour avoir la paix. Et sur votre répondeur, annoncez la couleur ! Dites que vous êtes indisponible pendant une période non définie et qu’il est préférable de vous envoyer un courriel ou un sms. Si votre interlocuteur veut laisser un message, précisez qu’il doit spécifier le motif de son appel. Quant aux notifications liées aux applications ou réseaux sociaux sur votresmartphone, choisissez le mode discret avec le nombre de notifications en attente. Cela vous évitera des non-temps à tout moment.

INSTAUREZ DES RÈGLES

Pour gérer vos collègues de bureau ouvotre famille quand vous faites du télétravail, il est primordial d’instaurer des règles. Quand vous portez un casque par exemple, vous n’êtes pas joignable et il est interdit de vous déranger. Prévenez préalablement les gens qui vous entourent que de telle heure à telle heure, vous ne devez être interrompu sous aucun prétexte et qu’en cas d’urgence, lemieux sera de communiquer par sms sur votre smartphone. Utilisez votre partage d’agenda pour les guider et armez-vous de patience pendant la période d’adaptation.

COUPEZ LES PONTS INUTILES AVEC LES PERSONNES TOXIQUES

Pour Fabien Olicard, il existe trois types de relations totalement chronophages et infructueuses dont il faut se départir. Primo, les relations faibles avec des personnes avec qui vous n’avez que peu d’échanges, mais que vous supportez par convention. Secundo, les relations persistantes qui concernent des personnes avec qui vous avez été proches à un moment de votre vie mais « dont la philosophie de vie est incompatible avec la vôtre ». Elles s’accompagnent généralement d’un sentiment d’obligation ou de nostalgie. Tertio, les relations vampirisantes avec des individus qui ne vous fréquentent que par intérêt. Fabien Olicard recommande de couper tout lien avec l’intégralité de ces personnes. Si la méthode vous semble trop radicale, partez du principe que vous vous sentirez immédiatement allégé d’un poids

TÉLÉPHONEZ 2 EN 1

Investissez dans des écouteurs ou un casque muni d’un micro et d’un kit mains libres. Vous profiterez ainsi de vos appels pour faire autre chose : de la marche active, des tâches ménagères, du rangement, du bricolage type peinture, des courses ou du tri dans vos papiers. Rappelez-vous que pour se concentrer, votre cerveau a besoin d’activité manuelle ou physique et qu’en réalisant deux tâches en même temps, vous gagnez à la fois en concentration et en productivité

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